残業ゼロに挑戦する理由

私たちの業界は、特に制作スタッフの残業が多いことで知られる業界です。
ルーコでは、この業界だからということに甘んじることなく、「みんなハッピー」というビジョンに向かって残業ゼロを目指し、日々挑戦しています。

ルーコの経営理念は「集客・ブランディングで『喜びを創ろう』」です。
その理念のもと、会社としてのビジョンがあります。
そのビジョンのうち、“人” に関するビジョンは、「みんなハッピー」であることです。
人の喜びを自分の喜びにできる人、誰にとっても良い方法を考え選択できる人の集まりにしたいのです。
(→ルーコの経営理念とミッション・ビジョン)

「誰にとっても良い方法」の中に、残業はありえません。

時間という物理的に限られた条件下で私たちは仕事しています。
誰にとっても、1日は24時間しかありません。
社員にとっては、労働だけが人生ではありません。
心身が疲れきるレベルまで労働時間を延ばせば、人生が犠牲になります。

たくさんの残業の上でしか、クライアントの望む納品日には間に合わない案件があったとします。
この場合、社員がたくさん残業すれば、クライアントは望む状態が手に入ってハッピー、会社は納品できて売上になるので一見ハッピーです。
でも、社員はハッピーではないはずです。

また、クライアントは、社員が残業したかどうかなど知りません。
知ったら喜ばなかったかもしれません。
昔ならわかりませんが、今は、「残業してくれてありがとう」ではなく、「残業させて申し訳なかった」と思う経営者の方が多いのではないでしょうか。

会社としては、売上は一時的に伸び、クライアントの満足も得られますが、『喜びを創ろう』という理念に反してしまい、まったくハッピーではありません。
理念にある「喜び」は、クライアントの喜びだけではなく、社員の喜びももちろん含まれているからです。

残業ゼロへの挑戦、その経過と取り組み

ルーコも、過去には、業界の慣習どおり、社員の非常にたくさんの残業で成り立っている会社だったことがあります。
最初から残業の少ない模範的企業だったわけではなく、残業を悪とし残業ゼロへの挑戦をし始めて、まだ3年半ほどです。

一人当たりの月平均残業時間は、2016年の今は、5時間にまで減らすことができました。
※制作スタッフの例


取り組み1 集中タイムの導入


集中して仕事をしたいときに使用することができる、1時間の集中タイムルールがルーコにはあります。

仕事をしていると、他のスタッフから「ちょっといいですか?」と話しかけられることにより、集中が切断されることはよくあることです。
話しかけられること自体は悪いことではありませんし、業務を遂行する上で必要なことです。
しかし、これによって、進めていた仕事に戻ってもとの集中レベルに達するために、たくさんの時間を要することも事実です。

集中できる時間が続けば、全体で2時間でできた案件が、途中の「ちょっと、いいですか?」によって、トータル2時間半かかってしまった、ということにならないために、また、仕事として最低限の「間に合わせる」ことに関しても、有効に活用しているのがこの集中タイムです。

具体的な集中タイムのルールは以下の通りです。

  • 集中タイムに入る際は社内スタッフに「集中します」と宣言する。
  • 宣言したうえで、集中タイム時間を記載した付箋を社内中央のキャビネットに貼る。
  • 集中タイム中は他のスタッフは話しかけない。
  • 続けて2時間の集中タイムはバツ(他の業務連絡や急ぎ案件がある場合を考慮)。
  • より集中するためと、集中タイムであることが他のスタッフに明確になるようにするため、イヤホンあるいはヘッドホンを着用する。(集中タイム開始時に社内にいないスタッフにもその後分かりやすい)

キャビネットに貼られた集中タイム時間の付箋


提案は、制作スタッフからでした。
デザインを考える、ホームページを構築するといった時に、「確実に確保できる1時間があると仕事の効率がよい」と、集中タイム案があがり導入となりました。

導入してみると、1時間というタイムリミットがあることでより効率的に仕事ができることがわかりました。
制作スタッフだけでなく、営業スタッフなども含むほぼ全スタッフが集中タイムを活用するようになりました。
これにより予定時間内での業務遂行割合が上がり、残業時間の削減につながっています。



取り組み2 チャットワーク活用


残業ゼロを目指すには、業務効率化が決め手となります。
ルーコでは、業務進行や連絡にチャットワークというクラウドサービスを使用し、業務を効率化しています。


チャットワークは、業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールで、ルーコにおいても一役買っています。

ルーコには、お客様ごと、案件ごと、またスタッフ間や社内連絡用と様々なチャットグループがあり、関係しているスタッフが各チャットグループに入っています。

連絡、報告、質問、業務依頼は、発する側も受ける側も、自分の望ましいタイミングで、自分の望ましい端末(PC・タブレット・スマホ)で行うことができます。

同じ案件に携わるスタッフ全員が1つのチャットグループ内に在籍し、常に情報を共有できるため、各々、進捗をいつでも確認できます。
そして、関係スタッフにいつまでに何をしてもらえばいいのか、また、自分がいつまでに何をすればいいのかが一目でわかり、ひとつひとつ忘れずに完了していくことができます。

また、すべて履歴となってクラウドに残るので、過去の情報やデータが必要になったときは検索してすぐに見つけられます。

これらが、チャットワークが業務の効率化に非常に役立っている理由です。

また、例えば、取り組み1にも登場しました「ちょっと、いいですか?」を減らす効果もあります。
「ちょっと、いいですか?」と声をかけたいスタッフが、“今すぐでなくてもよいけれど、聞いておきたい”というような場合に、双方に便利な手段です。
時間がこま切れになってしまうことを防げる一方、ちょっとした時間を活かすこともできるので、業務のスピードがアップしています。

チャットワークの活用で、すべての業務の効率化が進み、残業ゼロにつながっています。


取り組み3 社長への残業許可申請制度


残業ゼロを目指すためには、スタッフ一人一人の意識も必要です。
定時に退社するためには、打ち合わせや納品などの対人の約束だけではなく、自分自身でやり切る1日の予定を、おおよそでも立てておく必要があります。

しかし実際には、新規案件のご依頼から思わぬトラブルまで、予定外の仕事が発生することもあります。
もちろん、そういった突発的なことに対応したうえで、予定業務が全て勤務時間内で行えるというのが理想ですが、なかなか理想通りにいかないのも事実です。


「急に忙しくなったから今日は残業しないと…」となった場合、ルーコには一定のルールがあります。
それは、1時間以上の残業となることが分かった段階で、代表の井上に「許可申請をする」というものです。


「こういった理由で、この案件について、〇時〇分まで残業したいです。」と井上に許可申請します。
“社長に残業してもいいかどうか願い出る”というこのルールのいいところは、スタッフが「本当に今日残業してやらねばならない仕事かどうかをシビアに判断することになる」というところにあります。
誰にも言わなくても、いつでもいつまでも残業OK! という体制ですと、仕事の優先順位も甘くなり、担当スタッフの気持ちひとつで、必要以上に時間がかかってしまったということがないとも言えません。


しかし、社長に理由と残り時間を言わなければ残業自体ができないというルールを前にすると「優先順位を精査し、効率よく業務を行って早く帰ろう!」「明日でもいいことは、明日やろう」となり、そもそも社長に許可を得るのが手間だということもあって、できるだけ社長に申請しなくてもいいようにしようというのが、スタッフの心情なのです。
ですから実際にはこのルール、スタッフからの申請頻度は低く、申請する場合は本当に残業の必要がある限られた業務だけになっているというのが現状です。


さらに、このルールをサポートする嬉しい仕組みがルーコにはあります。
それが次にご紹介する「残業振替制度」です。


取り組み4 残業振替制度


「残業振替制度」は、残業した時間分、別の日に早く帰るという選択ができるものです。

急に入る仕事もあれば、お客様の予定変更で時間が空くということもあります。
また1ヶ月の仕事の流れの中で、この日なら1、2時間早めに帰ることができるという日もあります。

そんな時に、過去の残業時間分早く帰ることができると、夕方早めの時間からプライベートの予定を入れることができます。
例えば、「残業振替」を金曜日に合わせて早目に退社し映画を見に行く、比較的空いている午後の診療時間開始に合わせて病院に行くなど、スタッフそれぞれ有効に活用しています。

残業の振替を使いたいときは、事前に社内チャットで
「〇月×日の残業1.5時間分、早く帰ります。」と申告します。
これで、他のスタッフも「△さんは、明日は早めに帰るんだな」と認識することができて、
当日、△さんへの業務を退社時間に合わせて早めに依頼することができます。

もちろん、振り替えた日は残業なしで定時よりも早い時間に退社します。
また、残業の振り替え日に残業することにならないよう、他のスタッフも動きます。
その結果、必要最低限の残業に対して、しっかり振替えることで、残業の抑止になっているルーコ独自の仕組みです。


取り組み5 定時になると電気とエアコン切ります


取り組み3でご紹介した「社長への残業許可申請制度」は、定時後1時間以上の残業となりそうな場合のものですが、それよりも手前、定時からの1時間についてのルールです。
これは、「日本一社員が幸せな会社」として有名な岐阜県の未来工業さんをお手本に始めたものです。


定時からの1時間は「猶予時間」です。
仕事していると、定時ピッタリに退社できないこともあります。
やりかけた企画、デザイン、連絡、作業など、「ここまではやってしまいたい」「ここまで完了させておくと、明日からスムーズ」ということがあります。
そんな、明日からの業務をより円滑にするための時間でもあります。


しかし、仕事に集中していると、時間に気づかないということもあります。
残業ゼロを目指すルーコでは、定時に退社するスタッフが必ずいるため、定時に退社するスタッフは退社時に残っているスタッフに「エアコン切りますよ~」と声をかけます。
これが学校でいうところの、終業のチャイムの役目をしています。

そして、退社するスタッフは自分のデスクのあるエリアと、残っているスタッフがいないエリアの照明を落として帰ります。
これにより社内は残っているスタッフのエリアだけ照明が残り、退社モードに変わります。


エアコンと照明を落とすことで、仕事を継続しているスタッフも退社時間を認識して退社準備を始めます


これによって、残っているスタッフは「なんとなく仕事していたら、こんな時間になっていた」ということがなく、定時を過ぎたことに気づき、意識が退社に向かいます。
それによって、「あと○分でやりきろう」という意識で集中力が高まり、1時間以内には全スタッフが退社しているという状態になります。


取り組み6 フレックスタイムの導入


フレックスタイム制は、導入している企業も多いと思いますが、ルーコのフレックスタイムは「始業時間 前倒しフレックス」です。
本来の始業時間よりも遅く出社するフレックスの場合、自動的に退社時間も遅くなります。
それですと、他者の目が届かない状態を作ることになり、先にご紹介した「定時になったら電気もエアコンも消す」なども活かされず、退社時間への意識が低下してしまいます。


そこで「始業時間 前倒しフレックス制」が生まれました。
ルーコには6時出社15時退社のスタッフもいます。

そのスタッフに、始業時間 前倒しフレックスの利点を聞いてみました。
ちなみにそのスタッフは40代女性で、ご主人と2人のお子さんがいます。


  • 始業時間前なので、外部からの電話、来客がなく非常に集中できる(自動的に集中タイム)
  • 出勤時も退勤時も渋滞知らず(天気や時期に左右されることなく常に一定の通勤時間のため起きる時間も一定)
  • 夏場は涼しい時間帯に仕事ができる(冬場はまだ暗い時間ですが、夜明けが気持ちいい)
  • 退社時間が早いのでスーパーも空いていて、晩御飯も楽しくゆっくり作れる

ルーコから見る堤防沿いの道もこの時間は車の数もまばら

「今日も一日頑張ろう!」と思える夜明けの空です

このスタッフ以外も、週末や夕方の予定がある場合に1時間早く出社して、早く家に帰り奥さんと出かけたり、前日急に入った案件について早めに出社して、他のスタッフへ依頼する業務を準備し、依頼するスタッフが出社した時には業務が始められるようにしておく、といったように活用することで、リフレッシュや効率アップにつながっています。

また、早く来た分退社時間も早くなることで、本人はもとより周囲のスタッフも勤務時間を意識できて残業ゼロにつながっています。


取り組み7 直行直帰&そのための外仕事 推奨制度


残業ゼロに挑戦することは、業務時間をいかに効率よく有効に活用するかということにつながります。
そこで、直接業務にはあたらない移動時間もできるだけ有効に使おうと、ルーコでは営業の外回りで直行直帰を奨励しています。
出勤時間と取引先での打合せ時間が同じ場合に直行、または通勤途中にお客様の会社があり打合せ終了予定時間が退社時間といった場合は打ち合わせ後直帰となります。
ここまでは、営業スタッフは日常的に行っているという会社も多いと思います。


時間を効率よく使うために、お客様のところへ伺い、そのまま外で仕事の日もあります。

ルーコは、この直行直帰にプラスアルファ制度があります。
お客さまとの打ち合わせや商談が1日に何件かあり、時間や場所によっては会社に戻ってくるよりも、そのまま外で仕事をしたほうが効率がいいという場合があります。
移動にかかる時間を削減できるからです。
移動途中の車の中やカフェで、パソコン仕事や携帯電話での連絡業務などの外仕事を行ってOKです。

こういった場合、営業スタッフは、全スタッフが参加している出退勤チャットに一日の予定と共に、直行直帰および外仕事することを連絡します。



社内にいなくても、営業スタッフはすきま時間でチャットを確認しているため、業務の進行を把握することができ、急ぎの用件などは携帯で連絡します。
これにより移動にかかる時間を短縮し、短縮した時間を業務にあてることでスピーディーに対応、進行ができて、定時での退社=残業ゼロにつながっています。


取り組み8 会議は立って行います


ルーコでは、全スタッフで「話し合いたい」「きちんと伝えて他のスタッフから意見がほしい」などの議題がある場合にのみ全体会議を開きます。
全員の時間を費やすので、その価値がある議題だけが上がってきます。
1ヶ月に1回くらいのペースです。

会議の議長、書記、タイムキーパーはスタッフが持ち回りで順番に担当します。
全員が集まる会議を、極力短時間で意義ある時間にするために、以下のようなルールがあります。


  1. 原則、書記を除く全てのスタッフが立った状態で行う
  2. 会議を1時間以内に終えるために、会議スタート時間は午前11時
  3. 議題を提出するスタッフは、大まかな内容と会議時にかかる時間を事前に議長に伝える
  4. 議長は議題を提出した各スタッフから集めた会議内容をまとめて、全スタッフに事前に告知する
  5. タイムキーパーは案件終了予定時間の5分前、3分前と、予定終了時に時間を知らせる

1~5のルールにはそれぞれ、だらだらと会議が長引かないよう会議時間を守るために以下のような効果を狙って決められたものです。


1. 原則、書記を除く全てのスタッフが立った状態で行う


スタンディング会議という名称も聞かれるようになり、効率の良さから立ったまま会議を行っている会社はあります。
ルーコは業種がら全スタッフがパソコンに向い座って仕事をしています。会議の効率のよさはもちろん、健康の面からも、会議時間だけでも立ったままというのがルーコにピッタリあった形式なのです。


2. 会議を1時間以内に終えるために、会議スタート時間は午前11時


ルーコでは会議時間を1時間以内と決めています。
決めていることで、議題を出した本人は、1時間以内に終わらせる準備と工夫をします。
また、1時間以内で終了することを前提に行うため会議のスタート時間は午前11時です。
1時間を過ぎると自動的にお昼の休憩時間にかかるため、延長するという気持ちが起こりにくく、限られた時間を意識して会議を行うことができます。


3. 議題を提出するスタッフは、大まかな内容と会議時にかかる時間を事前に議長に伝える


これはどこでも行われていると思います。
会議の進行役である議長が会議時の全体の内容と時間を把握するために行います。
また、議題の数が多い、1つの議題にかかる時間が長いなどによってトータルの会議時間が1時間を超えることが分かった場合、議長は議題を提出した各スタッフに「時間がもう少し短くできないか」「次回の会議時にまわしてもよい案件か」を確認し、1時間以内で会議が終了するように調整します。


4. 議長は、議題を提出した各スタッフの会議内容をまとめて全スタッフに事前に告知する


これはスタッフ全員に事前に資料を読んでもらい、会議時に情報量をほぼ同じに引き上げてから(情報を共有してから)集まるために行っています。
会議が始まってから全員に一から説明するのではなく、情報を自分の頭に入れておく準備は各スタッフのタイミングで行ったうえで会議に臨むため、会議時間は短縮されます。


5. タイムキーパーは案件終了予定時間の5分前、3分前と予定終了時に時間を知らせる


会議が始まると、意見交換が活発になったり質問が上がったりと、予定時間を超えそうになることがあります。
そんなときのためのタイムキーパーです。
各案件にかかる時間は議題提出者が申告していますので、その時間を計っているタイムキーパーは話し合いの途中でも、予定時間5分前、3分前で「あと5分です」「あと3分です」と宣告します。
これで議長は残り時間内での進め方を検討し、議題提出者と相談して、予定時間からプラス5分あれば終わると判断した場合は「プラス5分お願いします。」とスタッフに告げ、会議の延長時間を決定します。

プラス〇分がOKなら、結局会議時間伸びていくのは?と思われるかもしれませんが、実はこのプラス〇分にもルールがあります。
それはプラス時間の最大は15分までというものです。
プラス15分以内に終わらない場合は、次回会議に続きを行う、あるいは残りの件は関係スタッフだけで話し合った結果を全員にチャットで報告するといった形をとります。


ただ立って行うだけでなく、より時間を意識することができるルールがあることで、ルーコの会議は1時間以内で終了することができています。
これによって“会議のある日は自分の業務の予定が狂う”“会議が伸びてスケジュールが押される”ということがなく、定時退社、残業ゼロにつながっています。


取り組み9 朝礼ではなく昼礼を行っています


会社でよくみられる朝礼。
情報伝達の場であり、スタッフ同士のコミュニケーションの場でもあります。
大切なのは、行っている目的や意義をスタッフが認識して、活かされていることです。
そのために、ルーコでは朝ではなくお昼休憩後に昼礼を行っています。


以前はルーコでも朝礼を行っていました。
しかし、営業スタッフはお客様のところへ直行ということが多い、パートスタッフは出社時間が少し遅い日もあるなどに加え、「朝礼が始まる時間は、ちょうど仕事を始めて集中しだしたタイミングになる」という声がスタッフから上がりました。
ならば、お昼休憩後、午後の業務に入る前の時間に昼礼を行おうと時間を変更しました。


昼礼では連絡・報告や予定の共有の他、各スタッフがGood&Newな話題を話す1分間スピーチがあります。
会議は立って行っているルーコですが、この1分間スピーチを含む昼礼は、スタッフ間のコミュニケーションでもあり、膝を突き合わせて話を聴くという姿勢を保つために座って行っています。


パソコンに向かう仕事がほとんどで、スタッフ間で直接会話をすることが少なくなりがちな中、「嬉しい、新しい」ニュースで、各人の日常を垣間見ることのできる1分間スピーチです。


朝礼を昼礼に変えたことで、お昼時間には打ち合わせが入ることが少ない営業スタッフの参加率が上がり、午後の業務開始前のため仕事を途中で止める必要もなくなりました。
朝は出社後から集中して仕事ができるため効率アップにつながり、結果、昼礼が残業ゼロに貢献しています。


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