取り組み8 会議は立って行います


ルーコでは、全スタッフで「話し合いたい」「きちんと伝えて他のスタッフから意見がほしい」などの議題がある場合にのみ全体会議を開きます。
全員の時間を費やすので、その価値がある議題だけが上がってきます。
1ヶ月に1回くらいのペースです。

会議の議長、書記、タイムキーパーはスタッフが持ち回りで順番に担当します。
全員が集まる会議を、極力短時間で意義ある時間にするために、以下のようなルールがあります。


  1. 原則、書記を除く全てのスタッフが立った状態で行う
  2. 会議を1時間以内に終えるために、会議スタート時間は午前11時
  3. 議題を提出するスタッフは、大まかな内容と会議時にかかる時間を事前に議長に伝える
  4. 議長は議題を提出した各スタッフから集めた会議内容をまとめて、全スタッフに事前に告知する
  5. タイムキーパーは案件終了予定時間の5分前、3分前と、予定終了時に時間を知らせる

1~5のルールにはそれぞれ、だらだらと会議が長引かないよう会議時間を守るために以下のような効果を狙って決められたものです。


1. 原則、書記を除く全てのスタッフが立った状態で行う


スタンディング会議という名称も聞かれるようになり、効率の良さから立ったまま会議を行っている会社はあります。
ルーコは業種がら全スタッフがパソコンに向い座って仕事をしています。会議の効率のよさはもちろん、健康の面からも、会議時間だけでも立ったままというのがルーコにピッタリあった形式なのです。


2. 会議を1時間以内に終えるために、会議スタート時間は午前11時


ルーコでは会議時間を1時間以内と決めています。
決めていることで、議題を出した本人は、1時間以内に終わらせる準備と工夫をします。
また、1時間以内で終了することを前提に行うため会議のスタート時間は午前11時です。
1時間を過ぎると自動的にお昼の休憩時間にかかるため、延長するという気持ちが起こりにくく、限られた時間を意識して会議を行うことができます。


3. 議題を提出するスタッフは、大まかな内容と会議時にかかる時間を事前に議長に伝える


これはどこでも行われていると思います。
会議の進行役である議長が会議時の全体の内容と時間を把握するために行います。
また、議題の数が多い、1つの議題にかかる時間が長いなどによってトータルの会議時間が1時間を超えることが分かった場合、議長は議題を提出した各スタッフに「時間がもう少し短くできないか」「次回の会議時にまわしてもよい案件か」を確認し、1時間以内で会議が終了するように調整します。


4. 議長は、議題を提出した各スタッフの会議内容をまとめて全スタッフに事前に告知する


これはスタッフ全員に事前に資料を読んでもらい、会議時に情報量をほぼ同じに引き上げてから(情報を共有してから)集まるために行っています。
会議が始まってから全員に一から説明するのではなく、情報を自分の頭に入れておく準備は各スタッフのタイミングで行ったうえで会議に臨むため、会議時間は短縮されます。


5. タイムキーパーは案件終了予定時間の5分前、3分前と予定終了時に時間を知らせる


会議が始まると、意見交換が活発になったり質問が上がったりと、予定時間を超えそうになることがあります。
そんなときのためのタイムキーパーです。
各案件にかかる時間は議題提出者が申告していますので、その時間を計っているタイムキーパーは話し合いの途中でも、予定時間5分前、3分前で「あと5分です」「あと3分です」と宣告します。
これで議長は残り時間内での進め方を検討し、議題提出者と相談して、予定時間からプラス5分あれば終わると判断した場合は「プラス5分お願いします。」とスタッフに告げ、会議の延長時間を決定します。

プラス〇分がOKなら、結局会議時間伸びていくのは?と思われるかもしれませんが、実はこのプラス〇分にもルールがあります。
それはプラス時間の最大は15分までというものです。
プラス15分以内に終わらない場合は、次回会議に続きを行う、あるいは残りの件は関係スタッフだけで話し合った結果を全員にチャットで報告するといった形をとります。


ただ立って行うだけでなく、より時間を意識することができるルールがあることで、ルーコの会議は1時間以内で終了することができています。
これによって“会議のある日は自分の業務の予定が狂う”“会議が伸びてスケジュールが押される”ということがなく、定時退社、残業ゼロにつながっています。


残業削減コンサルティングのご案内


シェアする